Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi
yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan
dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia,
mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem
Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human Resource.

Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis
kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini:

Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan
membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala
keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya
tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya
yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika
hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan
cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan
pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan
keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa
biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu
fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar
produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian
produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan
sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan
merupakan tantangan besar bagi vendor vendor sistem ERP.

Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara
optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien
seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat
'machine fault' dll. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh
infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT
(Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar
disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving).
Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan
(service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb.

Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi
penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force
Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian
penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales
yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua
informasi mengenai suatu pelanggan atau
produk yang dipasarkan ada di databasenya.

Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau make-to-order
seperti industri pesawat, perkapalan, automobil, truk dan industri berat
lainnya, sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System
(SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang
dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan
pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan
tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru,
roda racing, mesin V6 dengan spoiler sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales
dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.

Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice'
proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum
yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di
gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka
industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process' (proses umum
terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi
industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses
kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem
ERP, atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.

Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika
dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup
mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering
(BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Sebagai kesimpulan, sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan
untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. Secara de
facto, sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu
dana, manusia, waktu, material dan kapasitas. Untuk lebih meningkatkan kemapuan
Sistem ERP perlu ditambah modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management.
Karena sistem ERP dirancang dengan suatu proses kerja 'best practice',
maka hal ini merupakan tantangan implementor ERP untuk melakukan implementasi
sistem ERP di suatu perusahaan.

Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems :

1. Item Master Management (IMM)
2. Bill Of Material (BOM)
3. Demand Management (DM)
4. Sales and Order Management (SOM)
5. Master Production Scheduling (MPS)
6. Material Requirements Planning (MRP)
7. Capacity Requirement Planning
8. Inventory Mangement (INV)
9. Shop Floor Control (SFC)
10. Purchasing Management (PUR)
11. General Ledger (GL)
12. Account Payable (AP)
13. Account Receivable (AR)
14. Cost Control (CO)
15. Financial Reporting (FIR)

sumber : http://www.erpweaver.com/

Support Leaders in a Modern Workplace

Strengthening the internal communication function is a timely subject when increasingly, in my view at least, it faces some serious challenges. The two most obvious ones are the current workplace revolution we're all experiencing as we move from an industrial society to an information society, and the impact of ever-changing technology.

These two mega trends are affecting our work and the role of both senior business leaders and communication leaders in unprecedented ways.

These trends mean that senior leaders can no longer presume that "communication merely happens" by virtue of people working together to achieve agreed-on results. They also mean that senior leaders must take a much more active communication role than ever before to help explain the change and to put communication technology in its proper place, as a tool rather than a panacea.

I've been so struck by these trends that I've written a new book called The Credible Company: Communicating with Today's Skeptical Workforce.1

How to break the barrier of skepticism

My primary thesis is twofold. First, that senior leaders must acknowledge that today's turbulent change has turned their relationship with their employees upside down. Those employees, who are the means of doing business in the information age, are increasingly skeptical, if not cynical about the communication they receive at work.

That means that for company leaders not only to be credible but also to focus on improved company performance in today's global marketplace, they need to understand the changed relationship and design communication strategies that break through the skepticism that gets in the way of performance.

What they, and we as communicators, need is a robust strategic prescription that's addressed to these new issues.

Technology won't solve all problems

Second, I'm increasingly persuaded that our current love affair with technology as a seductive end rather than as a remarkable means has placed our profession at a significant crossroads.

Will we be mere purveyors of information without regard to outcomes? Will we focus on craft at the expense of balanced communication strategy? Craft is a tempting and easier alternative to the more difficult role of advocacy, education and the greater humanizing of organizational practices and values.

If they truly want to strengthen the communication process, senior leaders need to insist on a robust strategy that sees information as the raw material for today's intellectual assembly line and that recognizes the needs of the audience as the starting point and the first cause in creating that strategy. They need to recognize that face-to-face communication is the antidote to impersonal digital delivery of information and that openness is the antidote to skepticism.

They also need to insist on careful research and data gathering to identify the specific, changing needs of their own workforces and to use the marketplace as the means of rationalizing company strategy in response to the marketplace.

Finally, they must combine all of this into a communication strategy that drives the goals and objectives of the organization.

Help leaders change their view

This may be a tall order. But if we continue on our current path of using technology primarily to deliver mountains of raw information, we run the risk of "dumbing down" the workforce further and increasing the skepticism that already exists.

We need institutional leaders with the courage to tell the truth as it happens, to admit their own confusion in a complex world, and to listen intently to the needs and anxieties of their followers. We also need local interpretation by people on the ground-managers, supervisors and team leaders who understand local needs and who can translate how larger forces and events affect their teams and what they must do to adjust.

What leaders must change is their view that communication just happens in a well-run organization. Instead, they must recognize the need to make it a deliberate and accountable system, like all of the other systems and processes in the organization. The credible company and the credible leader alike will understand that if they wish to strengthen the communication process, they will demand communication strategies that efficiently move human energy in pursuit of worthy goals.

Source : Roger D'Aprix